De nieuwe versnellingskamer

Yuri Bobbert | 20 mei 2021

Waar is het allemaal begonnen?
In de jaren negentig hadden de ‘groepsondersteuningssystemen’ primair het doel om consensus vorming en besluiten te faciliteren en gingen veelal door onder de naam Group Decision Support Systemen (GDSS). In Nederland veel toegepast in zogenaamde “versnellingskamers” waarbij groepen met elkaar consensus willen bereiken over bepaalde doelen. In 1996 kwam het bedrijf MeetingWorks (de voorloper van het huidige Meetingwizard) met de eerste commerciële Group Decision Room in Nederland.

Kenmerkend voor deze versnellingskamers waren ruimtes met apparatuur als een smartphone, laptop of tablet. De vergadering moest ergens op locatie plaatsvinden en op een lokaal wifi netwerk uitgevoerd worden. Omdat deze verouderde software vaak ingewikkeld te begrijpen is, was het noodzakelijk om -dure- professionele facilitators te gebruiken met verstand van de software.

‘De nieuwe versnellingskamer’ is volledig cloud-based en ontwikkeld met de laatste technieken, dit maakt het mogelijk om overal te kunnen deelnemen onder andere ook door gebruik van bijvoorbeeld: Zoom, MS Teams, Google Meet en WebEx. De combinatie van de conferencing software en de vergader software maakt vergaderingen met de nieuwe versnellingskamer zowel online als in fysieke omgeving mogelijk.

Praktijkvoorbeeld:
Een praktijkvoorbeeld: ik heb het gemak van deze nieuwe generatie Meetingwizard software zelf ondervonden tijdens mijn 25 focus group sessies in 2020. Ik wilde klantinput gebruiken voor innovatie, deze vastleggen door parallelle input-communicatie in één database met deelnemers over de hele wereld en zo het groepsgeheugen maximaal benutten. Door gebruik te maken van de nieuwe generatie software kon ik meer aandacht geven aan de deelnemers en had ik als facilitator nagenoeg geen omkijken naar de software. En door COVID19 deed ik dit alles via conference tools ZOOM en/of Microsoft teams.

De vernieuwde versnellingskamer is gebruiksvriendelijker en toegankelijker voor alle gebruikers, ook voor de facilitator. Uiteraard blijft de combinatie van digitaal en analoog elkaar versterken, nu nog effectiever dan ooit tevoren. Lees hieronder meer over de ontwikkeling van ’de nieuwe versnellingskamer’.

De ontwikkeling van ‘de nieuwe versnellingskamer’ (GSS)
In de jaren 2000 ontwikkelde de derde generatie van GDSS systemen zich steeds in zowel het wetenschappelijke als het zakelijke domein. In 2013 publiceren de Nederlanders Gert Jan de Vreede en Gwendolyn Kolfschoten het baanbrekende artikel 15 jaar GSS onderzoek in het veld; “een vergelijk over tijd en nationale grenzen”. Ze onderzochten honderden organisaties over de effecten van GSS op team uitkomsten, tevredenheid en tijdsbesparing.

GSS stelt mensen in staat parallel te werken en de bijdragen van anderen te zien (groepsgeheugen). In tegenstelling tot handmatige face-to-face vergaderingen waarbij slechts één persoon tegelijk kan spreken en andere deelnemers luisteren en wachten tot de spreker klaar is, maakt GSS parallelle communicatie mogelijk doordat deelnemers tegelijkertijd opmerkingen kunnen delen. De nieuwe, vierde generatie GSS software (versie 4.0) is cloud gebaseerd en ondersteunt meerdere devices en operating systemen. En is bovendien ontworpen vanuit het concept; “security by design” en “facilitator in a box”.

De grote voordelen van ‘de nieuwe versnellingskamer’ op basis van Meetingwizard zijn;
- Er is nagenoeg geen -dure- specialist meer nodig om een basale meeting met ‘de nieuwe versnellingskamer’ (GSS) software te faciliteren. De eenvoud van de technologie maakt van elke gebruiker een Meetingwizard.
- Er is nagenoeg geen technische systeem kennis meer nodig om ‘de nieuwe versnellingskamer’ (GSS) te bedienen. Net als een iPhone werkt de Meetingwizard interface super gebruiksvriendelijk en is aangenaam door minimale knoppen, duidelijke instructies en aangename visualisaties.
- Meedoen met een meeting, onderzoek of versnellingskamer kan overal ter wereld vanaf elk apparaat (telefoon, laptop, ipad). Door uiterst schaalbare en veilige cloud technologie kunnen vele parallele sessies worden gedraait en is men niet meer beperkt in ruimte, apparaat of simultane sessies.
- Realtime inzicht in de meningsverschillen waardoor direct kan worden gediscussieerd om met de combinatie van digitaal en analoog consensus in de groep te bereiken.
- Een rapportage in een Excel bestand of PDF bestand, volledig in eigen huisstijl. Dit scheelt een hoop tijd in de uitwerking van de vergadering en maakt notuleren nagenoeg overbodig. -Integratie met MIRO, Klaxoon, Whoclap en andere tools is mogelijk. Kijk hier de video over Miro integratie.

Nieuwsgierig naar de nieuwste (vierde) generatie GSS? Vraag een gratis proeflicentie aan via: https://www.meetingwizard.nl/tarieven

Heeft u behoefte aan een demo voor uw organisatie? Neem contact met ons op via: info@meetingwizard.nl