De vergadering van de toekomst

Hans Mulder, Yuri Bobbert en Menno Jansen | 4 juni 2021

Het vergaderlandschap is de laatste jaren drastisch verandert. Vele organisaties begrijpen de kracht van vergaderen. Toch valt er voor de meeste organisaties veel te optimaliseren om het maximale resultaat te bereiken. Meerdere factoren spelen een belangrijke rol om een vergadering succesvol te benoemen, denk hierbij ook aan aspecten als betrokkenheid en plezier. Een effectieve vergadering bevat meerdere componenten. In dit artikel leer je hoe je als organisatie door samenhang van verschillende componenten het maximale resultaat kunt behalen en zelfs tot 56% tijd kunt besparen in de voorbereiding en in het nawerk van vergaderingen. Dan te bedenken dat de gemiddelde manager 25 tot 80 procent van zijn tijd besteedt aan vergaderen is de besparingssom binnen een gemiddelde organisatie snel te maken.

Goed vergaderen
Het hebben van goede vergaderingen is van groot belang, dat is een feit. De grote vraag is: “Wat heeft een vergadering nodig om echt succesvol te zijn”. Hiervoor moet een vergadering minimaal de onderstaande componenten bevatten. Zonder deze componenten worden vergaderingen vaak als ‘niet effectief’ en als ‘tijdsverspilling’ ervaren. Daarnaast is er één aanvullende factor wat organisaties klaar maakt voor de volgende generatie vergaderingen, dit bespreken we na de onderstaande punten.

- Een goede moderator/facilitator. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt en iedereen optimaal zijn/haar input kan geven. Tevens blijkt uit meerdere onderzoeken dat het gebrek aan een goede moderator/facilitator één van de grootste vergader frustraties is.

- Een duidelijk vergaderdoel. Het resultaat van de vergadering hangt grotendeels af van het vooropgestelde doel. Het is belangrijk dat de participanten weten wat er bereikt moet worden tijdens de vergadering. Zonder doel zal de vergaderingen vele onnodige zijwegen nemen wat veel (onnodige) tijd in beslag kan nemen waardoor effectief resultaat uitblijft.

- De juiste cultuur waarin iedereen openstaat voor inbreng van anderen. De bedrijfscultuur is grotendeels verantwoordelijk voor het succes van vergaderingen. Het is belangrijk dat ieders mening geaccepteerd wordt en dat participanten openlijk ideeën kunnen inbrengen.

- Zorg voor gestructureerd tweerichtingsverkeer. Dit lijkt voor de hand liggend. Toch zorgt dominantie, hiërarchie en de wet van decibel vaak voor een eenrichtingsverkeer.

- Betrokkenheid van de deelnemers. Zonder betrokkenheid raken deelnemers afgeleid en is de kans groot dat de deelnemers afgeleid raken. Het doel is om de betrokkenheid zo hoog mogelijk te houden. Geef daarom iedereen de kans voor input.

- Een selectie van de juiste participanten. Het toevoegen van onnodig veel mensen kan de efficiëntie van een vergadering tegenhouden. Zorg er daarom voor dat de groep goed geselecteerd wordt en probeer deze vaak zo compact mogelijk te houden.

- Data verslaglegging (notulen). Dit maakt het mogelijk om data terug te halen waardoor lange vergadertrajecten goed vastgelegd worden en data teruggehaald kan worden.

- Kort maar krachtig. Vergaderingen duren vaak te lang waardoor deelnemers afhaken. Zorg dat de vergadering bij de kern blijft en dat er niet zijwegen worden gebruikt. Het hebben van een duidelijk doel kan al helpen voor een facilitator om de zijwegen netjes af te kappen en terug naar de kern te gaan. Dit is tevens ook één van de grootste vergader frustraties.

De vergadering van de toekomst
De gevolgen van het coronavirus hebben ons veel geleerd over het belang van lange afstand communicatie, samenwerkingen en het belang van digitale oplossingen. Dit heeft ook grote impact gehad op de manier hoe organisaties vergaderingen inrichten. Steeds meer vergaderingen worden online via conferencing software tools gehouden als bijvoorbeeld Zoom of Microsoft Teams. Toch is dit nog niet voor iedereen de ideale omstandigheid. Het voelt voor velen onnatuurlijk aan. Dominante participanten komen vaak nog duidelijker naar voren waardoor de stillere types nog meer op de achtergrond komen, terwijl juist zij vaak vol goede ideeën zitten. Steeds meer organisaties staan open om medewerkers vanuit huis te laten werken. Deze veranderingen hebben een oplossing nodig om toch effectief, collectieve beslissingen te kunnen nemen zonder dat de tijd die hieraan besteed wordt alleen maar toeneemt.

Een auto zonder goede motor brengt je niet vooruit. Zo fungeert de 4e generatie vergader software van Meetingwizard als motor voor een goede vergadering. De vergader tool is gebouwd op 25 jaar ervaring met zowel online als offline vergaderingen. De software maakt het eenvoudiger voor facilitators/moderators, het bespaart een hoop tijd in de voorbereidingen, het biedt meer structuur, er worden automatisch notulen gemaakt met een overzichtelijk pdf rapport, dominantie en hiërarchie worden uitgesloten, alles kan in eigen huisstijl en er zijn nog veel meer voordelen waardoor Meetingwizard kan helpen om uw organisatie klaar te maken voor de volgende generatie vergaderingen.

Met constante optimalisatie is onze missie om als grondlegger van ‘Group Support Systems’ de leider te blijven op het gebied van effectiviteit, gebruiksvriendelijkheid, tijdsbesparing, betrokkenheid, plezier en gemak. Zie hieronder een aantal voordelen van Meetingwizard:

Zowel online als in een fysieke omgeving bruikbaar
Gezamenlijk in een ruimte afspreken of online via video conferencing software afspreken? Voor beide opties is Meetingwizard inzetbaar. Je kunt gemakkelijk deelnemen aan de meeting met je telefoon, laptop of tablet.

Tijdbesparend
Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat vergadersoftware 56% tijd kan besparen. Het aanmaken van de agenda is erg eenvoudig, de tool helpt daarnaast om effectiever te vergaderen en aan het einde wordt automatisch een rapport gegenereerd wat gebruikt kan worden voor bijvoorbeeld vergaderingen in het vervolg.

Een notulist is overbodig
Alle input wordt tijdens de vergadering automatisch verzameld en omgezet in een rapport. Dit rapport kan aan het einde van de vergadering gedownload worden en gedeeld worden met de deelnemers.

Dominantie en hiërarchie uitsluiten
Door het gebruik van de software krijgt iedereen de kans om zijn of haar mening in te brengen. Mensen op de achtergrond kunnen even goed hun mening inbrengen als de meer dominante mensen. De software geeft iedereen gelijke kansen.

Veilig opgeslagen en gestructureerde data
Meetingwizard is volledig in de Cloud en voldoet aan de hoogste Europese veiligheidseisen. Data wordt veilig opgeslagen en is alleen zichtbaar voor uw organisatie. Data wordt niet doorverkocht. De gebruiker kan zelf instellen om bepaalde gegevens na een periode te verwijderen.

Gratis proeflicentie aanvragen
Om gebruik te maken van de software van Meetingwizard dient u de volgende stappen te ondernemen:

1. Ten eerste dien je via de website jouw licentie aan te vragen.
2. Binnen enkele dagen ontvang je jouw licentie, vervolgens dien je een wachtwoord in te stellen en als extra veiligheidsmaatregel dien je een authenticator (zoals Google Authenticator) te downloaden. Deze genereert een code die je kunt gebruiken voor het inloggen in jouw account bij Meetingwizard.
3. Zodra je bent ingelogd is het mogelijk om je logo en huisstijl-kleur toe te voegen aan de licentie zodat de gehele omgeving in de stijl van jouw organisatie is. Ook kun je andere deelnemers toevoegen, zij hebben de mogelijkheid om agenda te maken, te bewerken en data van uitgevoerde vergaderingen in te zien.
4. Zodra je er klaar voor bent kun je agenda’s creëren met het toevoegen van blokken als: Brainstorms, flipboards en votings. De toepassingsmogelijkheden hiermee zijn zeer uitgebreid. Voor meer uitleg hierover is het mogelijk om hier een demo aan te vragen.
5. Zodra de vergadering is afgelopen kun je met 1 klik op de knop een rapport met notulen van de vergadering downloaden en delen met anderen.

Vraag hier uw proeflicentie aan: https://www.meetingwizard.nl/tarieven

Voor meer video’s en uitleg voor de software kunt u het YouTube kanaal bekijken van Meetingwizard.