25 jaar vergadersoftware van Fata Morgana naar “Silver bullet” Meetingwizard 4.0.

Yuri Bobbert en Hans Mulder | 15 maart 2021

Vergader “fatigue”
Kayser definieerde vergaderingen als “a gathering where people speak up, say nothing, and then all disagree”. De effectiviteit van vergaderingen is wereldwijd veel beschreven.

Door het gebrek aan efficiënte sturing, evenwichtige betrokkenheid van deelnemers en de wet van de decibel, verlopen vergaderingen chaotisch en leiden ze tot frustraties. Frustraties omdat men zich niet gehoord voelt en stoort aan vocaal incontinente mensen die veel praten maar weinig zeggen. Of omdat men zich stoort aan managers die op de macht gaan zitten en daarmee de diepgang in de probleemanalyse in de weg zitten en zo een kwalitatieve besluitvorming frustreren.

Kerntaken van de facilitator:
- Voorbereiden, vaststellen en vasthouden aan de agenda.
- Stimuleren van een ‘freeflowing’ discussie.
- Helpen om deelnemers een gelijkwaardige inbreng te geven.
- Het belichten van ieders inzichten en standpunten.
- Adresseren van moeilijke onderwerpen (olifanten in de kamer).
- Zorgen dat deelnemers op ‘de rails’ van de discussie blijven.
- Zorgen dat de response wordt gevangen in een GSS-systeem.

Om deze problemen die inherent zijn aan groepswerk te overwinnen, zijn verschillende groepsondersteuningssystemen ontworpen. In de jaren negentig hadden deze systemen primair het doel om besluiten te faciliteren en gingen veelal door onder de naam Group Decision Support Systemen (GDSS). In Nederland veel toegepast in zogenaamde “versnellingskamers” waarbij groepen met elkaar consensus willen bereiken over bepaalde doelen. Deze versnellingskamers werden onder andere door Twijnstra en Gudde en MediaPlaza bij Nederlandse overheden en bedrijfsleven ingezet om draagvlak te creëren, diversen zienswijze van stakeholders op te halen en gemeenschappelijke besluiten te realiseren. In 1996 kwam het bedrijf MeetingWorks Europe met de eerste commerciele Group Decision Room in Nederland. Een grote kamer met computers en een groepsondersteuningssysteem. Vandaar de naam Group Decision Room (GDR).

De bedenkers achter MeetingWorks waren Kathryn en Neil Lamka uit Seattle (USA) en professor Floyd Lewis. Lewis publiceerd zijn proefschrift in 1982 over ‘Facilitator: a microcomputer decision support system for small groups’. De introductie Meetingworks in Europa vond plaats door Hans Mulder, Aad van der Niet en Ed van der Pijl. Meetingworks was jarenlang toonaangevend, duizenden sessies werden gehouden met varierende groepsgrootte.

Keerzijde van deze tweede generatie GDR vergadersystemen was;
- Grote afhankelijkheid van een goede bediening, een operator die als programmeur het systeem goed kent en kan bedienen
- Er is technische kennis nodig van apparatuur zoals het opzetten van bedrade en later draadloze netwerken
- Je hebt een eigen netwerk van desktops (later laptops en iPads) waardoor deelnemen vanuit een andere plaats of tijdszone lastig is, zoniet onmogelijk
- De groepsomvang is vaak beperkt door de ruimte, het aantal laptops en/of aantal gelijktijdige sessies

Van GDSS naar GSSIn de jaren 2000 ontwikkelde de derde generatie van GDSS systemen zich steeds in zowel het wetenschappelijke als het zakelijke domein. In 2013 publiceren de Nederlanders Gert Jan de Vreede en Gwendolyn Kolfschoten het baanbrekende artikel 15 jaar GSS onderzoek in het veld; “een vergelijk over tijd en nationale grenzen”. Ze onderzochten honderden organisaties over de effecten van GSS op team uitkomsten, tevredenheid en tijdsbesparing.

Is GSS 4.0 de Silver Bullet?GSS stelt mensen in staat parallel te werken en de bijdragen van anderen te zien (groepsgeheugen). In tegenstelling tot handmatige face-to-face vergaderingen waarbij slechts één persoon tegelijk kan spreken en andere deelnemers luisteren en wachten tot de spreker klaar is, maakt GSS parallelle communicatie mogelijk doordat deelnemers tegelijkertijd opmerkingen in een gedeelde elektronische telefoon kunnen typen. De nieuwe generatie GSS software (versie 4.0) is cloud gebaseerd en ondersteunt meerdere devices en operating systemen. En is bovendien ontworpen vanuit het concept; “security by design” en “facilitator in a box”.

Facilitator in a boxIn het artikel “De Fata Morgana van Group Support Systemen” verkennen de auteurs Gwendolyn Kolfschoten, Hans Mulder en Erik Proper de verschillende generaties en vormen van collaboratie tools. Dit artikel beschrijft de beperkingen en mogelijkheden van nieuwe generatie GSS software en vormde een belangrijke basis voor het herontwerp van de GSS software, Meetingwizard. Zo vormt de noodzaak van een technische opleiding in GSS voor facilitators nog steeds een drempel voor de brede adoptie van GSS binnen overheid en bedrijfsleven. Die beperking was voor ons als maker van GSS software de drijfveer dit anders te doen. Een belangrijk concept wat de auteurs van het artikel introduceren is “Facilitator in a box”. Dit concept vertrekt vanuit het ontwerpprincipe dat de GSS software zo eenvoudig mogelijk moet zijn in gebruik zodat iedereen het begrijpt.

In de gebruiksvriendelijke interface van de nieuwste versie van Meetingwizard kun je eenvoudig agendastappen aanmaken, zie hier hoe je dit eenvoudig kunt doen. Door een handige agenda “bibliotheek” kan de facilitator standaard voor gedefinieerde agenda’s importeren zoals een SWOT analyse, risico analyse of een sprint retrospective. Daarmee verandert ook de rol van de facilitator, hij/zij kan meer aandacht geven aan de deelnemers en hun inbreng in plaats van aan de werking van tools. En Meetingwizard werkt naadloos met video vergaderen.

Een praktijkvoorbeeld van prof.dr. Yuri Bobbert: Ik heb het gemak van deze nieuwe generatie Meetingwizard software zelf ondervonden tijdens mijn 25 focus group sessies in 2020. Ik wilde klantinput gebruiken voor innovatie, deze vastleggen door parallelle input-communicatie in één database met deelnemers over de hele wereld en zo het groepsgeheugen maximaal benutten. Door gebruik te maken van de nieuwe generatie software kon ik meer aandacht geven aan de deelnemers en had ik als facilitator nagenoeg geen omkijken naar de tool. Ik maakte tijdens deze sessies ook gebruik van meerdere visualisatie tools zoals Powerpoint en MIRO. En door COVID19 deed ik dit alles via conference tools ZOOM en/of Microsoft teams.

De nieuwere generatie GSS software zoals Meetingwizard, ondersteunt concepten zoals “double loop learning” en “estafettes”, een concept waarbij de kennis van de eerste groep door wordt gegeven naar de volgende groep enzovoort. Net als in een estafette komt men gezamelijk tot de beste uitkomst doordat men meerdere invalshoeken (meerdere groepen, mensen) neemt bij het beoordelen van de materie en door middel van het collectieve brein van de groep tot betere resultaten leidt.

Dubbel loop learning is dat men in meer dan één iteratie tot dieper en nieuw inzicht of consensus komt. Één iteratie kan vaak wel met tools als Mentimeter, Polls of Zoom Poll maar meerdere stappen op dezelfde data set is beperkt. We zien die behoefte aan meerdere rondes van brainstormen, ordenen en besluiten in toenemende mate in mediation waarbij in beginsel twee partijen lijnrecht tegenover elkaar staan en men door uitwisseling van standpunten vanuit meerdere invalshoeken kan komen tot het ultieme doel van consensus.

Daarnaast is mede door COVID19 samenwerken in gedistribueerde teams “different time, different place” het nieuwe normaal geworden. Als we met deze trends kijken naar de grote voordelen van technologie zoals Meetingwizard (cloud gebaseerde GSS) dan kunnen we concluderen dat de volgende tekortkomingen uit voorgaande jaren grotendeels worden weggenomen door de nieuwe generatie GSS systemen:

- Er is nagenoeg geen specialist meer nodig om een basale meeting met GSS software te faciliteren. Zachte competenties zoals we die in deel 1 beschrijven blijven van kracht, dit checklijstje ter harte nemen voor je een GSS sessie start kan voldoende zijn. De eenvoud van de technologie maakt van elke gebruiker een MeetingWizard.
- Er is nagenoeg geen technische systeem kennis meer nodig om GSS tooling te bedienen. Net als een iPhone werkt de Meetingwizard interface super gebruiksvriendelijk en is aangenaam door minimale knoppen, duidelijke instructies en aangename visualisaties. Een rapport genereren is nog nooit zo makkelijk geweest.
- Meedoen met een meeting, onderzoek of versnellingskamer kan overal ter wereld vanaf elk apparaat (telefoon, laptop, ipad) en Operating Systeem. Door uiterst schaalbare en veilige cloud technologie kunnen vele parallele sessies worden gedraait en is men niet meer beperkt in ruimte, apparaat of simultane sessies.

Heeft deze nieuwe generatie GSS software een zilveren bullet gecreëerd? U kunt de Meetingwizard 4.0 nu een maand lang gratis en vrijblijvend zelf ervaren.

Vraag hier uw gratis licentie aan: https://www.meetingwizard.nl/tarieven.

Gebruikte bronnen:
[1] T. J. B. Kline en J.-L. McGrath, „A review of the groupware literature: Theories, methodologies, and a research agenda.,” Canadian Psychology, vol. 40, nr. 3, pp. 265-271, 1999.
[2] J. R. Hackman en R. E. Kaplan, „Interventions into group process: An approach to improving the effectiveness of groups,” Decision Sciences, vol. 5, pp. 459-480, 1974.
[3] G. Vreede, D. Vogel, G. Kolfschoten en J. Wien, „Fifteen years of GSS in the field: a comparison across time and national boundaries.,” in Proceedings of the 36th Hawaii International Conference on System Sciences, HICSS 2003 (2003), Hawaii, 2013.
[4] J. Mulder., K. Lamka, K. O’Mara en A. v. d. Niet, „New Applications of Group Support Systems,” Universität Wien, 2005.
[5] E. E. Klein, „Group support systems and the removal of barriers to creative idea generation within small groups: The inhibition of normative influence.,” Virtual education: Cases in learning and teaching technologies, nr. Hershey, PA: IRM Press., pp. 91-112, 2003.
[6] J. F. J. Nunamaker, R. O. Briggs, D. D. Mittleman en D. R. Vogel, „Lesson from a dozen years of group support systems research: A discussion of lab and field findings.,” Journal of Management Information Systems,, vol. 13, nr. 3, pp. 163-207, 1996.
[7] B. A. Reinig en R. J. Mejias, „An investigation of the influence of culture and group support systems on processes and outcomes,” in Proceedings of the Thirty-Sixth Hawaii 47 International Conference on System Sciences, https://www.hicss.hawaii.edu/HICSS36/HICSSpapers/CLUSR10.pdf, 2004.
[8] J. Mulder en F. Zoeteman., „Computer verovert vergaderzaal,” AutomatiseringGids, 2000.
[9] G. J. d. Vreede, R. M. Davison en R. O. Briggs, „How a silver bullet may lose its shine.,” Communications of the ACM, vol. 46, nr. 8, pp. 96-101, 2003.
[10] H. M. e. E. P. Gwendolyn Kolfschoten, „Samenwerken moet effectiever en efficiënter_De fata morgana van Group Support Systemen,” Informatie, May 2016.
[11] A. Ulwick, „Turn customer input into innovation.,” Harvard Business Review, vol. 80, nr. 1, pp. 91-97, 2002.
[12] G. De Vreede, R. O. Briggs, R. Van Duin en B. Enserink, „Athletics in Electronic Brainstorming; Asynchronous Electronic Brainstorming in Very Large Groups,” Proceedings of the 33rd Hawaii International Conference on System Sciences, 2000.
[13] J. Mulder, Rapid Enterprise Design, Dissertatie TU Delft: VIAGroep NV Rijswijk, 2006.
[14] Y. Bobbert and J. Mulder, 'A Research Journey into Maturing the Business Information Security of Mid Market Organizations', International Journal on IT/Business Alignment and Governance, 1(4), 18-39, October-December 2010, United States, 2010.
[15] Y. Bobbert and J. Mulder, 'Group Support Systems Research in the Field of Business Information Security; a Practitioners View', in 46th Hawaii International Conference on System Science, Hawaii US, 2013.
[16] M. den Hengst, M. Adkins, S. Keeken en A. Lim, „Which facilitation functions are most challenging: a global survey of facilitators,” Delft University of Technology, Delft, 2005.