De rol van het Management bij gebruik van vergadersoftware.

Hans Mulder | 12 januari 2021

Managers vluchten in kwantitatieve of in kwalitatieve onderzoeken. De resultaten zijn eenzijdig. Besluitvormingssystemen kunnen helpen de twee benaderingen te integreren. Hoe nemen managers beslissingen? Managers moeten zowel hun linker- als rechterhersenhelft gebruiken om succesvol te zijn, zei Henry Mintzberg jaren geleden (The nature of managerial work, Prentice Hall, 1973).

Prof.dr. P.M.A. Ribbers onderscheidt in het nemen van beslissingen twee benaderingen.
1. De methodische aanpak: rationeel, analytisch, formeel en gedocumenteerd. Voorbeelden van deze manier van denken zijn methoden als netto contante waarde en terugverdientijd.
2. De Sociale Interventie en wordt gekenmerkt door het werken aan een gedeelde visie door middel van experimenten en samenwerking tussen de stakeholders.

Volgens Ribbers toont onderzoek aan dat managers succesvol zijn door een combinatie van de methodische en interventie- aanpak. Met andere woorden, besluitvormingssystemen moeten zowel een analytische als een interventie-aanpak ondersteunen. Maar de praktijk is vaak anders.

Er bestaat enerzijds een vlucht in investeringsberekeningen, datawarehouses, kwantitatieve marktonderzoeken: de methodische aanpak. Het eindresultaat is cijfers.

Anderzijds zien we een vlucht in commissies, kwalitatieve hei-sessies, wandelgangen en charismatische adviseurs: de sociale interventie. Het eindresultaat is een tekst.

De rapportagesystemen van de methodische aanpak gebruiken met name gegevens uit transactiesystemen. De managers ontvangen daarover verschillende lijstjes, die een optelsom zijn van de dagelijkse processen en de historische gang van zaken. Daarmee is het doornemen van die lijstjes vergelijkbaar met het lezen van de krant van gisteren. De gegevens uit de operationele processen zijn bovendien in zichzelf gekeerd. Managers hebben echter vooral behoefte om vooruit te kijken, naar de weg die voor hen ligt.

De zwakte van de methodische aanpak is dat managementinformatie wordt gezien als een bijproduct van de transactiesystemen, zoals John F. Rockart dat reeds in 1979 beschreef (Chief executives define their own data needs, Harvard Business Review maart-april 1979). Terwijl het management vooral geïnteresseerd is in nieuwe trends, behoeften en verwachtingen, en niet in het achteraf constateren van de schade.

De sociale interventie-aanpak heeft grote overeenkomsten met de Null-approach van Rockart. In de Nul-aanpak voorzien managers in hun informatiebehoefte door zelf een groot netwerk van medewerkers en adviseurs te onderhouden met behulp van de telefoon, notities en wandelgangen. Een belangrijke hulpmiddel in de besluitvorming is de intuïtie van de manager. Deze 'zachte' ondersteuning is tevens een zwakte ten opzichte van de 'harde' cijfers en systemen van de methodische aanpak. In de Nul-aanpak worden vaak besluiten genomen op het gevoel, terwijl een onderbouwing ontbreekt.

Managers hebben naast 'harde' en 'zachte' informatie behoefte aan interne en externe oriëntatiepunten, dit ondersteunt de sociale interventie. Met vergadersoftware (Group support system) combineert de sessie beide, zoals bijvoorbeeld kwantitatieve en kwalitatieve SWOT-analyses.

Binnen een GSS kunnen de oorspronkelijke verwachtingen en de voortgangsscores (zowel op 'harde' als 'zachte' criteria) eenvoudig met elkaar worden vergeleken. Daarbij kan het verschil in beleving – zowel tekstueel als cijfermatig - tussen de verschillende groepen betrokkenen door middel van filtering zichtbaar worden gemaakt. Eventuele bijsturing kan resultaatgericht worden besproken en toegepast.

Samenvattend mag men concluderen dat een gecombineerde aanpak met groepssupportsystemen tot hoogwaardige managementsinformatie leidt, terwijl de betrokkenheid van medewerkers, klanten en/of partners groot is. Op frequente basis en/of op grote schaal toegepast leveren groepssupportsystemen het management de noodzakelijke kwalitatieve en kwantitatieve informatie voor het nemen van verantwoorde en gedragen besluiten.

Agile Development & TestingAndere praktijktoepassingen betreffen de inzet van vergadersystemen in agile development en het testen van Internet-applicaties. Deze agile sessies kunnen online goed door GSS worden ondersteund. Dagelijks worden de wensen en eisen gestructureerd en worden de prioriteiten gesteld door het team voor de verdere ontwikkeling. Met name voor Internet-applicaties is deze vorm van ontwikkelen en testen interessant, omdat gebruik gemaakt kan worden van different place vergaderingen met Teams, Meet of Zoom en het openzetten van twee browser tabbladen: het ene tabblad wordt gebruikt om de Internet-applicatie te testen, de andere – de Internet-pagina met de vergadersoftware – wordt gebruikt om de testresultaten te inventariseren, te structureren en te evalueren. Op deze wijze kan iedere gebruiker op elk willekeurig plaats betrokken worden. Het ontwikkelingstraject verloopt zo versneld en meer gestructureerd.

Risicoanalyse en -managementVoor Risicoanalyse en -management zijn er specifieke agenda's voor bijvoorbeeld Information security. Bij de politie wordt al jaren gebruikt gemaakt van vergadersystemen voor het risicoanalyse en -management, maar ook voor het evalueren van scenario's in Cold Cases, stakeholder- en burgerparticipatie, grootschalig onderzoek, het nationaal dreigingsbeeld en expertpanels.