8 tips om tot 90% effectiever vergaderen.

Yuri Bobbert en Hans Mulder | 1 november 2022

Organisaties vormen zich voor mensen om samen te werken en resultaten te creëren die ze niet alleen kunnen bereiken. Samenwerking is de hoeksteen en het fundament waarop organisatorisch succes is gebouwd. Binnen organisaties zijn teams de meest dominante vorm waarin complexe problemen worden aangepakt en opgelost. Toch weet iedereen uit ervaring dat het werken in teams soms verkwikkend kan zijn, terwijl het op andere momenten zeer frustrerend is. We brengen veel tijd door in vergaderingen en helaas verspillen we ook veel van onze tijd aan vergaderingen.

Onderzoek met: IBM, Boeing, EADS en ING GroepTeams zijn in staat geweest om de uitdagingen van samenwerking aan te gaan door het gebruik van geavanceerde informatietechnologieën. Een bijzonder succesvol voorbeeld is het zogenaamde Group Support System (GSS). Een reeks tools waarmee teams inzichten, oplossingen, plannen en meer kunnen co-creëren door hun gezamenlijke inspanningen te ondersteunen bij het genereren van ideeën, het convergeren van ideeën, het organiseren van ideeën, het stemmen over ideeën en het opbouwen van consensus. GSS vertegenwoordigt een van de weinige voorbeelden van een technologie die oorspronkelijk werd bedacht door academische onderzoekers en vervolgens met succes op de markt kwam. Vroege systemen zoals GroupSystems en Group Explorer toonden het potentieel van dit soort technologie. Toegepast onderzoek in het veld toonde aan dat organisaties als IBM, Boeing, EADS en ING Groep productiviteits- en persoonsurenbesparingen tussen de 50% en 90% konden realiseren. Ondanks dat vele organisaties vergaderingen en onderzoek goed toepassen zijn er doorgaans ook veel ‘vergader frustraties’.

De grootste vergader frustratiesHet vergaderlandschap is de laatste jaren drastisch veranderd. Vele organisaties hebben online vergaderen omarmd. Daarnaast is er ook meer aandacht gekomen voor offline vergaderingen. Voor beide opties zijn er doorgaans een aantal frustraties. Om de frustraties weg te nemen hebben wij verder in dit artikel een aantal belangrijke aspecten beschreven. De grootste meeting frustratie top 10 is:

- Gebrek aan een goede voorzitter
- Geen duidelijke agenda (geen doelstelling)
- Meetings duren te lang
- Te weinig plezier, saai en geestdodend
- Onnodige vergaderingen zonder doel
- Wet van de decibel, vocale mensen domineren
- Onveilige omgeving, onderlinge spanningen
- Afleidingen tijdens de meeting
- Deelnemers die zich niet houden aan het vergader-onderwerp
- Door elkaar heen praten

Meerdere factoren spelen een belangrijke rol om een vergadering succesvol te benoemen, denk hierbij ook aan aspecten als betrokkenheid en plezier. Een effectieve vergadering dient meerdere belangrijke componenten te bevatten. We geven in dit artikel 8 tips om tot 56% tijd te besparen en tot 90% effectiever te vergaderen en onderzoeken. Dan te bedenken dat de gemiddelde manager 25 tot 80 procent van zijn tijd besteedt aan vergaderen is de besparingssom binnen een gemiddelde organisatie snel te maken.

De wetenschappelijke weg naar meer effectiviteitOnderzoek van IBM toont aan dat vergaderingen al tot 89% effectiever kunnen met behulp van slechts een aantal belangrijke toevoegingen. Maar waarom is vergadering eigenlijk zo belangrijk? Een aantal belangrijke aspecten van vergaderingen zijn:

- Consensus bereiken
- Prestaties en relaties versterken
- Groei en doelen waarborgen
- Structuur aanbrengen in de organisatie
- Onderwerpen uitdiepen en problemen oplossen
- Besluiten nemen
- Eigenaarschap toekennen

De 8 componenten voor een succesvolle vergaderingDe volgende vraag is: wat heeft een vergadering nodig om echt succesvol te zijn? Hiervoor moet een vergadering minimaal de volgende 8 componenten bevatten:
- Een goede moderator/facilitator. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat het proces goed verloopt en iedereen optimaal zijn/haar input kan geven. Tevens blijkt uit meerdere onderzoeken dat het gebrek aan een goede moderator/ facilitator één van de grootste vergader frustraties is.
- Een duidelijk vergaderdoel. Het resultaat van de vergadering hangt grotendeels af van het vooropgestelde doel. Het is belangrijk dat de participanten weten wat er bereikt moet worden tijdens de vergadering. Zonder doel zal de vergaderingen vele onnodige zijwegen nemen wat veel (onnodige) tijd in beslag kan nemen waardoor effectief resultaat uitblijft.
- De juiste cultuur waarin iedereen openstaat voor inbreng van anderen. De bedrijfscultuur is grotendeels verantwoordelijk voor het succes van vergaderingen. Het is belangrijk dat ieders mening geaccepteerd wordt en dat participanten openlijk ideeën kunnen inbrengen.
- Zorg voor gestructureerd tweerichtingsverkeer. Dit lijkt voor de hand liggend. Toch zorgt dominantie, hiërarchie en de wet van decibel vaak voor een eenrichtingsverkeer.
- Betrokkenheid van de deelnemers. Zorg dat deelnemers betrokken zijn en input kunnen geven, anders is de kans groot dat de deelnemers afgeleid raken. Het doel is om de betrokkenheid zo hoog mogelijk te houden. Geef daarom iedereen de kans voor input.
- Een selectie van de juiste participanten. Het toevoegen van onnodig veel mensen kan de efficiëntie van een vergadering tegenhouden. Zorg er daarom voor dat de groep goed geselecteerd wordt en probeer deze vaak zo compact mogelijk te houden.
- Data verslaglegging (notulen). Dit maakt het mogelijk om data terug te halen waardoor lange vergadertrajecten goed vastgelegd worden en data teruggehaald kan worden.
- Kort maar krachtig. Vergaderingen duren vaak te lang waardoor deelnemers afhaken. Zorg dat de vergadering bij de kern blijft en dat er niet zijwegen worden gebruikt. Het hebben van een duidelijk doel kan al helpen voor een facilitator om de zijwegen netjes af te kappen en terug naar de kern te gaan. Dit is tevens ook één van de grootste vergader frustraties.

Een Group Support Systeem als Meetingwizard helpt om vergaderingen en onderzoeken te ondersteunen. Meetingwizard wordt als software ingezet om wetenschappelijk bewezen tot 89% meer effectiviteit te realiseren en tot 56% tijdsbesparing. Met opties als anonimiteit, een automatisch gegenereerd rapport, real time vergader inzichten en statistieken, consensus ondersteuning en verbeterde decision making worden Group Support Systems bijna onmisbaar in groeiende organisaties.

Start vandaag nog met een gratis proefabonnement via: https://www.meetingwizard.nl/tarieven