4 tips om je online vergadering effectiever en leuker te maken

Yuri Bobbert | 15 december 2020

Ken je dat gevoel wat je hebt tijdens vergaderingen dat je tijd verdoet? Niemand die dat hardop zegt maar volgens onderzoek wel vaak denkt. Ellenlange discussies die te lang doorlopen. Introverte mensen die weinig tot geen ruimte krijgen van de voorzitter. Vocale mensen die veel spreken maar weinig zeggen. Allemaal ergernissen die tijdens de Corona Lockdown worden versterkt omdat je plots achter een scherm zit. En alle non-verbale communicatie niet meer worden opgevangen. 8 uur lang achter een scherm hangen en van call naar call hoppen. Weinig sociale interactie en beperkte fysieke beweging. In een keer wordt vergaderen een “energie lek”.

In eerdere artikelen schreef ik al eens over de nadelen van lange en ineffectieve vergaderingen. Vergaderingen die tè lang zijn, een onduidelijke agenda hebben en geen doel. De inefficiënte die daaruit voortkomt maakt dat besluiten traag worden genomen, want niet iedereen voelde zich gehoord. De uitvoer van een beslissing gebeurt niet want er is geen draagvlak. De beste ideeën worden niet uitgevoerd want die zaten nou net bij die introverte persoon die vaak de beste ideeën hebben maar minder sterk zijn in hun stem te laten horen. En die voorzitter had nou net niet de kunde om die stem met dat beste idee naar voren te laten komen.

Onderzoek tijdens Lock down; top 3 eisen.
Ik heb tijdens de Corona Lockdown onder ongeveer 30 meeting voorzitters, moderators en coaches een klein onderzoekje gedaan. Ik vroeg hen wat ze belangrijk vonden bij online vergaderen. Ik gebruikte voor dit onderzoek zogenaamde Group Support System software in combinatie met ZOOM conference software.

De respondenten gaven de volgende uitkomsten. Op de vraag: wat zijn jouw eisen ten aanzien van een effectieve online vergadering? Kwamen onderstaande punten naar voren:
1. Competente voorzitter met een duidelijke agenda met een duidelijk structuur
2. Fun
3. Iedereens aandacht en inbreng

3 fasen van COVID-19;
Als we met deze uitkomsten in het achterhoofd kijken naar de opkomst van Corona en de stand der techniek dan valt het volgende op;

Fase 1 (Disruptie): In deze fase krijgt de pandemie internationale erkenning en volgen wereldwijd directieven om thuis te gaan werken. Kenmerken zijn verhoogd gebruik van technologie. Men spreekt over “de digitale transformatie” in versnelde vorm. Thuiswerkperikelen komen snel bovendrijven en moeten het hoofd geboden worden, denk aan verhogen bandbreedtes en ergo vriendelijke thuiswerkplekken.

Fase 2 (Gewenning): erkenning door organisaties dat Corona langdurige zal voortduren en thuiswerken een nieuwe standaard wordt, het nieuwe normaal. De 1,5 meter economie dringt overal door. Online tools maken een enorme groei door. Zoom gaat van 10 miljoen gebruikers naar 200 miljoen gebruikers per dag. Teams en Google Meet worden breed gebruikt. Dit nieuwe normaal “op afstand” vraagt om ander leiderschap en aansturingsmechanisme om de productiviteit van teams en medewerkers te beoordelen en bij te sturen waar dat nodig is.

Fase 3 (Het nieuwe normaal): Tech bedrijven sluiten massaal hun kantoren en vragen hun personeel thuis te werken. Intussen vragen boardrooms om veilige oplossingen en instrumenten om op afstand te werken (aka Distributed Agile) en teams te faciliteren. Productiviteitsdip opvangen heeft directie prioriteit.

Wat opvalt aan de fases van de Lockdown is dat er aan de meer formele vergaderingen ook verslaglegging eisen worden gesteld. Bestuursvergaderingen waarbij de verslaglegging over een langere periode moet blijven bewaard en opvraagbaar moet zijn (denk aan overheid en Wet Openbaarbestuur). Zogenaamd “evidence trailing”. Dit herleiden wie, wanneer en waarom een bepaalde beslissing heeft genomen blijkt complex en gezien de stand der technologie vandaag de dag complex. Vergaderingen moeten besluitvormers juist faciliteren in het delen van kennis, het bespreken van complexe onderwerpen, het bewaken van voortgang van projecten en dit alles vaak onder grote tijdsdruk en onzekerheden.

In de wetenschap dat Covid nog wel even aanhoudt, de distributie van een vaccin makkelijk een jaar of twee op zich laat wachten en afstand werken het nieuwe normaal wordt zijn onderstaande tips relevant voor elke online facilitator, voorzitter of coach. We sommen ze op per eis zoals we die eerder zagen;

1. Een kundige voorzitter betekent iemand die vooraf het doel van de vergadering duidelijk afstemt en vaststelt met zijn deelnemers. Ervoor zorgt dat er een duidelijk vergaderdoel of vraagstelling ligt. Als je de agenda als leidraad hanteert om iedereen zijn er haar stem te laten horen bevordert dat het draagvlak en interactie. Om scherp te zijn op non-verbale communicatie, vragen of alle deelnemers hun video aanlaten. En niet meer dan 15 mensen in de call. Op deze manier houdt je interactie tussen alle deelnemers.

2. Houd het interactief, breng humor in en doe een poll tussendoor (bijv. over de “roomrater” waarin je elkaar een cijfer geeft over je kamer). Dit kan eenvoudig via Zoom of Teams. Iedereen houdt van plezier en interactie. Tussentijds resultaten teruggeven en/of laten zien op een gedeeld scherm houdt de aandacht van de deelnemers vast.

3. Gebruik technische oplossingen en bekwaam je hierin als moderator of voorzitter. Directe feedback via een systeem en visueel zichtbare inbreng van de deelnemers tijdens de vergadering bevordert de saamhorigheid en heeft een socialiserende rol.